Han daglig användning av artificiell intelligens I småföretag, från att skriva e-postmeddelanden till att hantera kunder, har det upphört att vara ett enkelt tekniskt hjälpmedel och har blivit en skyldighet med juridiska konsekvenser. Europeiska unionens förordning om artificiell intelligens, känd som AI Act, kräver att alla företag som använder dessa digitala verktyg Se till att din personal har minsta möjliga utbildning för att använda dem på ett säkert sätt, även om de är grundläggande applikationer.
Denna gemenskapsstandard, som tillämpas direkt i alla länder utan att var och en behöver godkänna den separat, redan Den gör ingen åtskillnad efter storlek eller sektor: den påverkar både egenföretagare och små och medelstora företag som använder artificiell intelligens i sitt dagliga liv, även ibland. Nyckeln ligger inte i verktyget, utan i dess användning. Om ett företag använder AI för att kommunicera med kunder, generera innehåll eller automatisera uppgifter, Från och med den 2 augusti ska den kunna visa att den känner till sina risker och att den har utbildat de som använder den.
Problemet är att många egenföretagare och småföretag ännu inte är medvetna om att de redan faller under denna skyldighet, eftersom det inte är en framtida lag och inte heller väntar på godkännande i Spanien. Eftersom den är en europeisk förordning tillämpas den direkt och markerar en tydlig kalender som kulminerar i mitten av den kommande sommaren, då sanktionerna ska börja.
Tills dess, Små och medelstora företag har utrymme att anpassa sig, men också ansvaret för börja dokumentera hur de använder AI och vilka åtgärder de har vidtagit för att undvika fel, fördomar eller juridiska problem.
Den nya förordningen påverkar även de mest grundläggande användningarna av AI
Artificiell intelligens är redan en del av vardagen för tusentals småföretag, men dess okontrollerade användning kan bli ett juridiskt problem inom några månader. Specifikt dess artikel 4, av AI-läskunnighet, som indikerar att alla ”europeiska leverantörer och implementerare av dessa system måste vidta åtgärder för att säkerställa en tillräcklig kunskapsnivå inom sin personal och alla som använder dessa system för deras räkning.”
Nyckeln är att definitionen av ”implantatör” är extremt bred. I praktiken täcker det alla små och medelstora företag eller egenföretagare som använder ett AI-system inom din yrkesverksamhetäven om det inte har utvecklats.
Å andra sidan är det inte nödvändigt att användningen av AI är direkt förknippad med verksamhetens karaktär; Det räcker för dig att ingripa i någon av dess processer, oavsett hur sekundär den kan vara. Det första misstaget skulle alltså vara att lita på att användningen av AI, eftersom det är vanligt, är utanför normen, när denna detalj är vad som förklarar varför Tusentals små och medelstora företag berörs utan att veta om det.
Det vill säga, företagare håller sig inom normens radar så länge dessa typer av verktyg har en professionell och organiserad användning. Från en grafisk byrå som genererar bilder med AI för ett projekt till en tandvårdsklinik som använder en applikation med intelligenta funktioner för att organisera möten. Europeiska kommissionen själv ger till och med exempel på ett SME vars anställda använder ChatGPT för att översätta texter reklam, och klargör att den också måste följa artikel 4.
Dessutom förklarar den att ett verktyg kan betraktas som ett AI-system även om det är integrerat i ett annat oberoende program. Till exempel en redovisningsapplikation eller en e-postklient som innehåller en assistent som Copilot. I detta avseende har EG publicerat särskilda riktlinjer för att hjälpa identifiera när a programvara faller i den kategorin.
AI lag utökar ansvaret till de personer som driver eller använder dessa system för företagets räkning eller agerar för företagets räkning, som t.ex entreprenörer, leverantörer eller samarbetspartners. Detta tvingar oss att inte bara ta hänsyn till intern personal, utan även tredje parter som använder AI-verktyg inom affärsverksamheten.
Hur små och medelstora företag och egenföretagare ska förbereda sig
Långt ifrån vad det kan tyckas, kräver inte att följa skyldigheten att utbilda sig i AI alltför komplicerade åtgärder och därför stora investeringar eller strukturer. I själva verket EG ställer inga stela krav eller obligatoriska kurser standardiserat, men det sätter ett minimum.
I det här fallet handlar det om att förstå vad AI är, vilka verktyg som används i affärer, vilken roll de spelar, oavsett om företaget utvecklas eller helt enkelt använder tredje parts systemoch vilka specifika risker som finns beroende på sammanhang och sektor.
Ja, det finns en differentiering i fallet med system som anses vara högre riskför vilka ytterligare åtgärder kan krävas för att personalen ska kunna hantera verktyget korrekt och upprätthålla mänsklig övervakning. Det är till exempel fallet med program som analyserar kunddata för att fatta automatiserade beslut, de som utvärderar kandidater i urvalsprocesser eller de som påverkar beviljandet av tjänster som finansiering, försäkring eller tillgång till vissa förmåner.
I denna mening är det inte samma sak som använder ChatGPT för att skriva en nyhetsbrev än någon som anger kunddata i en applikation för att registrera incidenter. EG insisterar på att sammanhanget, sektorn och typen av tjänst spelar roll, och det läskunnighet måste svara på den konkreta verkligheten.
Följande steg skulle alltså vara:
- Identifiera vilka AI-verktyg som faktiskt används i företaget, inklusive de som är integrerade i andra program.
- Klassificera dessa system i enlighet med deras risknivå och deras inverkan på kunder, anställda eller affärsbeslut.
- Fastställa grundutbildning anpassad till varje profil. Det handlar inte om att förvandla arbetare till experter, utan snarare att se till att de förstår vad verktyget gör och vilken skada det kan medföra.
- Lämna ett rekord av allt ovanstående. Standarden kräver inte bara åtgärder, utan också att kunna visa att åtgärder har vidtagits genom dokumentation.
Så här kan småföretag visa att de följer AI-lagen
När det gäller denna dokumentation, och rent praktiskt, krävs inte ett specifikt certifikat eller att fylla i pappersarbete. Ett litet företag kan begränsa sig till har tre enkla dokument: en grundläggande inventering av AI-verktyg, en intern anteckning med användningsregler och ett träningsrekord per lag eller position. Tillsammans med detta bidrar en periodisk granskning, även halvårsvis, till att visa att det finns en viss uppföljning.
EC upprätthåller också ett arkiv med AI-läskunnighet, just för att visa exempel som redan används av europeiska organisationer olika storlekar och sektorer, inklusive mikroföretag, små och medelstora företag.
Kom också ihåg att European Digital Innovation Centres (EDIH) kan fungera som en punkt på stöd till företag med mindre resurser. Dessa ”one-stop shops” för digital transformation samlar flera organisationer som tillhandahåller hjälp till små och medelstora företag från vilken sektor som helst i deras tekniska adoptionsprocess, och kan hittas i den här katalogen online.
