Om några år, troligen mellan 2025 och 2026, kommer fakturorna in PDF, Excel eller Word som tusentals egenföretagare fortfarande använder kommer inte längre att tillåtas. Som bekräftats av källor från ekonomiministeriet till denna tidning ”kommer dessa format inte längre att vara giltiga” när faktureringsbestämmelserna och skyldigheten att utfärda fakturor på elektronisk väg träder i kraft.
För två år sedan den berömda Skapa och växa lag, den första förordningen i Spanien som reglerade skyldigheten att utfärda elektroniska fakturor i den privata sektorn. Från och med idag håller ekonomiministeriet fortfarande på att slutföra reglerna som kommer att forma denna nya åtgärd. När de har godkänts kommer nedräkningen att börja och egenföretagare och företag kommer att ha ett eller två år på sig att börja fakturera via elektroniska medel.
Å andra sidan, som ett resultat av bedrägeribekämpningslagen kommer snart också en förordning att godkännas som kommer att reglera villkor som programmen måste uppfylla som utfärdar dessa elektroniska fakturor.
Ikraftträdandet av skyldigheten att utfärda elektroniska fakturor, liksom villkoren för faktureringsprogram, kommer att föra med sig flera nya funktioner för egenföretagare. Först och främst måste alla företag som arbetar med andra företag eller yrkesverksamma förvärva en godkänd faktureringsprogramvara eller börja använda den offentliga plattformen som Finansdepartementet för närvarande arbetar med. För det andra måste alla egenföretagare göra det sluta använda fakturor som inte anpassar sig till det nya regelverket och inte har ett ”strukturerat format”.
Enligt källor från ekonomiministeriet, skyldigheten att börja utfärda elektroniska fakturor Det kommer inte bara att innebära slutet för klassiska pappersfakturormen också de som skapats i något annat format som inte säkerställer dess spårbarhet eller äkthet. Det skulle vara fallet t.ex. från PDF, Word eller Excel, som inte längre kommer att vara giltiga stöd för fakturering, eftersom de inte uppfyller något av dessa krav.
Under de kommande åren kommer fakturor i PDF, Word eller Excel att vara förbjudna, inte bara på papper
Från och med idag skulle det alltså finnas två bestämmelser som, när de träder i kraft, skulle förhindra användningen av PDF-fakturor när man arbetar med en frilansare eller ett företag. Å ena sidan slår lag 11/2021, om åtgärder för att förebygga och bekämpa skattebedrägerier, i sin artikel 29 avsnitt 2 skyldigheten att fakturera med ett system som ger vissa garantier om spårbarhet för fakturor.
Enligt denna lag ”producenter, marknadsförare och användare – det vill säga entreprenörer – att dator- eller elektroniska system och program som stöder redovisnings-, fakturerings- eller hanteringsprocesser de som bedriver ekonomisk verksamhet, garanterar integriteten, bevarandet, tillgängligheten, läsbarheten, spårbarheten och oföränderligheten av registren, utan interpolationer, utelämnanden eller ändringar av vilka den vederbörliga anteckningen inte lämnas i själva systemen. (…)”.
Som försäkrat av ekonomiministeriet kommer dessa skyldigheter om integritet och spårbarhet som åläggs av både anti-bedrägerilagen och Crea y Crece-lagen att vara ”inkompatibla” med att fortsätta använda fakturor i PDF eller något annat format som inte är strukturerat – XML eller Facturae -.
Elektroniska fakturaformat som kommer att accepteras för egenföretagare
Dessutom varnar utkastet till reglerna för elektronisk fakturering som regleras av Crea y Crece-lagen att en av de väsentliga delarna för att den elektroniska fakturan ska vara laglig kommer att vara datorspråk som det skapas på. Enligt lagen kommer egenföretagare att ha skyldighet att utfärda elektroniska fakturor antingen genom Skatteverkets offentliga system eller genom en privat faktureringsplattform som är godkänd.
Att bli godkänd Plattformarna måste skicka fakturor i en semantisk modell som accepteras av lag, såsom:
- XML-meddelande CEFACT/UN-faktura som gäller hela branschen
- UBL-meddelanden faktura och kreditnota enligt definitionen i ISO/IEC 19845:2015
- EDIFACT meddelande faktura i enlighet med ISO 9735
- Faktameddelande, i den version för fakturering mellan affärsmän och proffs som alltid gäller.
Om inte den slutliga förordningen utvecklas och godkänns, skulle inget av dessa format vara kompatibelt med digitala fakturor som skapas i PDF, Word eller liknande format.
De varnade dock från Economía, ”vi arbetar fortfarande med faktureringsreglerna”, så förbudet mot att använda fakturor i PDF eller andra ostrukturerade format kommer inte att träda i kraft förrän förordningen har godkänts, övergångsperioden passerar och den elektroniska fakturan är definitivt obligatorisk,
När kommer PDF-fakturor inte längre att tillåtas?
När förordningen om elektronisk fakturering godkänns börjar en tvåårig övergångsperiod för egenföretagare och företag att anpassa sig till elektronisk fakturering och även sluta använda fakturor i andra format.
Denna period börjar efter godkännandet av förordningen och företag med mer än åtta miljoner euro fakturering kommer att ha ett år för att börja använda den elektroniska fakturan. Efteråt, kl två årde kommer att vara alla andra egenföretagare och små och medelstora företag De som fakturerar mindre än åtta miljoner kommer redan att behöva fakturera på elektronisk väg och uppfylla alla krav i lagen om skapa och växa och bedrägeribekämpning.
Under övergångsperioden kan PDF-fakturor skickas till egenföretagare och småföretag.
Om faktureringsförordningen slutligen godkänns i år kommer nedräkningen att börja och företag med mer än åtta miljoner euro i årsinkomst kommer bara att ha ett år, till slutet av 2025, för att börja utfärda alla sina fakturor elektroniskt. De kommer att ha möjlighet att göra det genom ett privat program eller genom finansministeriets offentliga lösning.
Nu får vi inte glömma så många Egenföretagare och små och medelstora företag som tjänar mindre än åtta miljoner euro kommer inte att vara skyldiga ännu att ha ett elektroniskt faktureringsprogram och i vissa fall fungerar de med dessa medelstora eller stora företag som kommer att behöva utfärda sina fakturor på elektronisk väg. För dessa fall fastställs också i lag 18/2022 en övergångsperiod.
cSom en tillfällig åtgärd, under de första 12 månaderna Sedan denna kungliga förordning trädde i kraft, företag med mer än åtta miljoner euro faktureringsföretag som redan är skyldiga att utfärda elektroniska fakturor i sina transaktioner med affärsmän och professionella Dessa elektroniska fakturor måste åtföljas av ett dokument i PDF-format.
På detta sätt, även om egenföretagare eller små och medelstora företag har inget program än elektronisk fakturering kan även ta emot och se fakturan som din kund skickar dig, även om detta faktureras på elektronisk väg.
