Det nya tidsrekordet kommer att inkludera varje paus och varje extra timme

1. Standarden kommer att kräva detaljerade raster, väntetider och hur man kompenserar för varje extra timme.
2. Tidsregistreringen kommer att ha spårbarhet: alla ändringar måste identifieras och dess författarskap registreras.
3. Förordningen kommer att behandlas genom en offentlig utfrågning innan dess slutgiltiga godkännande
4. Egenföretagare och små och medelstora företag måste anpassa sina kontrollsystem för att överensstämma med den detaljnivå som krävs

Utkastet till den nya förordningen om tidsregistrering som arbetsminister Yolanda Día vill godkänna har just lämnats till en offentlig utfrågning och kan snart godkännas genom ett kungligt dekret, vilket hoppar över varje parlamentariskt förfarande. Texten preciserar alla nya bördor som kommer att krävas av små företag. Till exempel, hur företag ska spela in in- och utpasseringstiderna, de icke-räknebara rasterna och till och med hur de kompenserar för varje extra timme.

Normen, som Regeringen planerar att godkänna utan att gå igenom riksdagen, Det kommer att innebära en genomgripande förändring av det sätt på vilket egenföretagare med anställda hanterar sin personals arbetstid.

Texten, som främjas av ministeriet under ledning av Yolanda Díaz, specificerar för första gången det minsta innehåll som dagliga arbetsdagar måste innehålla. Det handlar inte bara om att klocka in och ut: den exakta timmen och minuten för dagens start och slut måste registreras, antalet ordinarie, övertids- och kompletteringstimmar samt hur varje extra timme kompenseras, antingen genom ekonomisk ersättning eller motsvarande vila.

”Denna sista punkt, som inte hade specificerats förrän nu, framträder som en av de viktigaste nyheterna i utkastet normativt, säger Nador Aguirregabiria, professor vid European Institute of Innovation and Business (IEIN), till denna tidning.

För Aguirregabiria kommer påverkan på småföretag inte att vara liten. Skyldigheten att specificera varje paus eller avbrott som inte anses vara effektiv arbetstid, såväl som vänte- eller tillgänglighetsperioder, kommer att involvera justera signeringssystemgranska den interna organisationen och förmodligen utbilda anställda i hur de ska spela in sina raster.”

I praktiken kommer tidsregistret att upphöra att vara ett enkelt kontrollblad och bli ett detaljerat dokument om varje arbetad minut.

Utöver start- och sluttiderna kräver den nya förordningen att arbetstagaren registrerar den specifika tidpunkt för varje rast som inte anses vara effektiv arbetstid. ”Texten nämner uttryckligen pauser för att röka eller dricka kaffe, vilket måste återspeglas med timmen och minuten för start och slut,” fortsatte IEIN-professorn. Så är inte fallet med korta avbrott, till exempel för att gå på toaletten, som inte anses vara raster i sig.

Väntetider och de perioder under vilka arbetstagaren står till företagets förfogande, men som inte anses vara arbetstid kontanter. Denna nyans påverkar till fullo sektorer med intermittenta aktiviteter, såsom transport, underhåll eller logistik, där det finns perioder av inaktivitet där den anställde inte kan lämna sin tjänst.

”Hittills, Dessa situationer förblev i dåligt definierad terräng. Med den nya texten kommer dessa perioder att behöva dokumenteras med samma precision som resten av dagen”, förtydligade Aguirregabiria.

En annan relevant punkt är hänvisningen till rätten till digital frånkoppling. Utkastet kräver att varje avbrott som inträffar under den tid som avsatts för den frånkopplingen noteras, med angivande av det exakta ögonblicket då det inträffar. På detta sätt, Ministeriet avser att förstärka periodernas spårbarhet vila och se till att avbrott, även om det är korta eller exceptionella, dokumenteras.

Tidsregistreringen kommer att ha spårbarhet: alla ändringar måste identifieras och dess författarskap måste registreras.

Förslaget reglerar också vad som ska göras om registeruppgifterna ändras. Varje förändring av sittplatser (till exempel en tidskorrigering eller en felregistrerad paus) måste vara inkludera identifiering av författaren till ändringen och motsvarande auktorisation. ”I händelse av en diskrepans mellan företaget och arbetstagaren fastställer texten att de anställdas juridiska representation informeras och att, om det inte finns någon överenskommelse, speglar företaget sin version och arbetaren återspeglar sin oenighet i protokollet”, enligt Aguirregabiria.

Denna spårbarhetsmekanism syftar till att undvika efterföljande omotiverade manipulationer eller korrigeringar, något som har oroat Yrkesinspektionen i flera år. I praktikenintroducerar en nivå av intern kontroll som kommer att tvinga företagen till har system som automatiskt registrerar författarskapet av eventuella ändringar.

”För egenföretagare med beroende arbetstagare eller små och medelstora företag kommer detta att innebära byt ut manuella mallar eller grundläggande applikationer genom program med större revisionskapacitet”, enligt läraren.

Det framhåller departementet Syftet med reformen är att gå mot en effektiv arbetstidsförkortning. Den andre vicepresidenten själv, Yolanda Díaz, har insisterat på att förstärkningen av tidskontrollen syftar till att garantera att övertid kompenseras adekvat och att förhindra att systematiska förlängningar av dagen döljs.

Förordningen kommer att behandlas genom en offentlig utfrågning innan dess slutgiltiga godkännande

Utkastet finns nu tillgängligt på arbetsministeriets utfrågnings- och offentliga informationsportal, där medborgare och organisationer kan presentera synpunkter och förslag. Efter denna fas kommer texten att skickas till statsrådet innan dess slutgiltiga godkännande i ministerrådet. När det gäller en regelutveckling, kommer inte att kräva riksdagsbehandling.

Reformen utökar också de obligatoriska fälten i registret för att återspegla om arbetet utförs personligen eller på distans, samt andelen partiskhet vid deltidskontrakt. Med detta avser regeringen att anpassa tidskontrollen till verkligheten inom distansarbete och de hybridmodeller som konsoliderades efter pandemin.

Även om inga nya sanktioner har fastställts, kan en förstärkning av detaljerna i registret öka sannolikheten för formell bristande efterlevnad och därmed sanktioner. Arbetsrättsexperter varnar för att en större administrativ börda kan väcka tvivel hos små företag om hur man uppfyller korrekt kraven. För närvarande har ministeriet inte klargjort om det kommer att göra en officiell modell eller ett gratis registreringsverktyg tillgängligt för små och medelstora företag.

Egenföretagare och små och medelstora företag måste anpassa sina kontrollsystem för att överensstämma med den detaljnivå som krävs

I praktiken den nya modellen Det kommer att tvinga små företag att tänka om hur de sköter sin arbetsdag. Att registrera varje paus och reflektera över hur man kompenserar för övertid innebär att arbetarna måste klocka in fler gånger om dagen och att Personalchefer bör granska mer information. ”För egenföretagare kan detta innebära att man tillgriper elektroniska registreringsprogram med en högre spårbarhetsnivå än de som för närvarande används”, avslutade experten.

Det förväntas också ökat administrativt ansvar: Alla fel eller omotiverade ändringar i registret kan tolkas som bristande efterlevnad, även om det inte finns någon avsikt att bedrägeri. Reformen syftar därför till att ha en dubbel effekt: större insyn i den arbetade tiden och mer tekniska krav i din dagliga dokumentation.

Ministeriet är övertygat om att denna större precision kommer att minska tvister om övertid och raster, en av de punkter som genererar flest rättstvister mellan företag och anställda. Med den nya förordningen måste varje ytterligare timme omedelbart återspeglas i journalen, tillsammans med dess form av ersättning, något som hittills legat utanför effektiv kontroll.