Små och medelstora företag måste nu kommunicera vem som är ansvarig för deras obligatoriska rapporteringskanal

1. Varför är vissa små och medelstora företag nu skyldiga att meddela den som är ansvarig för whistleblowing-kanalen?
2. Var ska små och medelstora företag kommunicera sin chef?
3. Det drabbar även företag med mindre än 50 anställda om de har en intern kanal
4. Vem kan vara ansvarig och vilka krav måste de uppfylla?
5. Sanktioner på upp till en miljon euro för att inte följa regeln
6. Informatörens skydd, hela systemets axel

De små och medelstora företag De är i sista sträckan för cKommunicera vem som är ansvarig för din klagomålskanal. Han 1 november, Företag med fler än 50 anställda måste redan ha informerat om vem som är utsedd för denna funktion. Denna skyldighet, som fastställs i lag 2/2023, aktiverades definitivt efter genomförandet av Oberoende Whistleblower Protection Authorityden 1 september förra året.

Även om standarden främst riktar sig till större företag, De småföretag som redan har en intern klagomålskanal måste också rapportera det; eftersom detta system automatiskt aktiverar den fullständiga tillämpningen av lagen. Detta är en aspekt som många affärsmän är omedvetna om, varnade Felipe García, advokat specialiserad på ekonomisk straffrätt och partner-direktör för Cículo Legal.

Bristande efterlevnad kan leda till böter på upp till a miljoner euroberoende på svårighetsgraden, och till och med leda till direkt ansvar för handläggare som inte fullgör sina tillsyns- och aktsamhetsplikter.

Kommunikation från ansvarig ska ske med telematiska medel. Enligt Felipe García måste denna siffra vara en chef med särskild utbildning som agerar med autonomi och egna kriterier. I mikroföretag med enklare strukturer ensam administratör kan överta denna funktion, så länge det garanterar korrekt hantering av kanalen och skyddet av de som lämnar in ett klagomål.

Varför är vissa små och medelstora företag nu skyldiga att meddela den som är ansvarig för whistleblowing-kanalen?

Tidsfristen för att kommunicera med den som ansvarar för reklamationskanalen är inte ny, men den krävs nu. Allt går tillbaka till Direktiv (EU) 2019/1937som tvingade medlemsstaterna att godkänna nationella bestämmelser för att skydda personer som rapporterar överträdelser eller fall av korruption. Spanien var ett av de länder som försenade mest med införlivandet, vilket till och med har lett till ett öppet sanktionsförfarande från Europeiska unionen.

Slutligen införlivades skyldigheten genom Lag 2/2023i kraft sedan december 2023, vilket fastställde att alla företag mellan 50 och 249 arbetare var tvungna att genomföra en internt informationssystem eller klagomålskanal. Men hittills saknades ett nyckelelement: den myndighet som ansvarar för att övervaka och sanktionera efterlevnaden.

”Sedan driftsättningen av Independent Whistleblower Protection Authority (AAI) den 1 septemberhar små och medelstora företag två månader för att kommunicera vem som är ansvarig av dess interna informationssystem”, förklarade Felipe García, brottsadvokat och partner-direktör för Círculo Legal. Detta datum härrör från utnämningen av dess president, Manuel Villoria, som markerade den officiella början på organisationens verksamhet.

Enligt experten representerar driftsättningen av AAI ”vändpunkten mellan en teoretisk skyldighet och en effektiv förpliktelse.” Fram till nu har många företag skjutit upp efterlevnaden på grund av bristen på ett aktivt sanktionsorgan, men Från och med den 1 november blir kommunikation från den ansvarige ett fast lagkrav.

Var ska små och medelstora företag kommunicera vem som är ansvarig för kanalen?

Kommunikation ska ske av elektroniskt via den officiella AAI-portalenmed digitalt certifikat, Cl@ve PIN eller permanent Cl@ve, liknande andra procedurer med administrationen.

Vidare, som rekommenderas av advokat Felipe García, är det tillrådligt att små och medelstora företag baserade i samhällen som har sin egen autonoma myndighet (Katalonien, regionen Madrid, Galicien, Navarra, Valencia eller Andalusien) utför dubbelkommunikation: en på statlig nivå och en annan inför den autonoma myndigheten motsvarande. ”Det skadar inte att följa i båda fallen; det viktiga är att registrera att företaget har kommunicerat sin chef korrekt”, betonade experten.

Det drabbar även företag med mindre än 50 anställda om de har en intern kanal

Även om skyldigheten att anmäla den som ansvarar för klagomålskanalen främst riktar sig till företag med fler än 50 anställda, sträcker den sig även till mindre företag som redan har ett internt informationssystem. Som Felipe García förklarade, ”Om ett företag har implementerat en klagomålskanal gäller lagen fullt ut för det, även om det har färre än 50 anställda.”

Detta betyder det alla företag som har lanserat sin egen kanal, Vare sig på eget initiativ, på grund av kundkrav eller på grund av att upprätthålla kontrakt med administrationen, måste du också kommunicera vem som är ansvarig gentemot AAI. Underlåtenhet att göra det kan betraktas som en formell överträdelse och kan leda till sanktioner.

Vem kan vara ansvarig och vilka krav måste de uppfylla?

Den person som ansvarar för klagomålskanalen kan inte vara vilken som helst arbetare. Lagen kräver att denna siffra är en chef med självständighet och specifik utbildningsom kan garantera kommunikationens konfidentialitet och korrekt behandling av klagomål. De måste rapportera direkt till styrelsen eller motsvarande styrande organ, och agera med autonomi och egna kriterier, utan att utsättas för intern påtryckning.

Som Felipe García förklarade, ”den ansvariga måste vara en chef som känna till regeln, föremålet och skyldigheterna av det interna informationssystemet.” Dessutom tillade han att denna profil måste ha kapacitet att ”kontrollera hanteringen och korrekt användning av kanalen för att säkerställa att klagomål behandlas i enlighet med lagen och att uppgiftslämnaren skyddas.”

När det gäller mikroföretag eller enskild firma tillåter lagen själv ensam administratör ta rollen som ansvarig för det interna informationssystemet. Naturligtvis måste du vara medveten om att du tar det yttersta ansvaret inför myndigheten och att ditt namn kommer att visas i det officiella meddelandet till AAI som utsedd ansvarig person.

Du kan delegera förvaltning, men inte ansvar

Små och medelstora företag kan lägga ut mottagande, handläggning eller utredning av klagomål till advokatbyråer eller specialiserade företag. ”Du kan delegera ledning, men inte ansvar,” påminde Felipe García.

Sanktioner på upp till en miljon euro för att inte följa regeln

Små och medelstora företag kan lägga ut mottagande, handläggning eller utredning av klagomål till advokatbyråer eller specialiserade företag, men den Det yttersta ansvaret faller alltid på den ansvarige meddelats till AAI. ”Du kan delegera ledning, men inte ansvar,” påminde Felipe García, som betonade att företaget alltid måste garantera korrekt hantering av systemet och skyddet av informanten.

Underlåtenhet att följa lag 2/2023 kan leda till olika sanktioner från 100 000 euro till en miljonberoende på svårighetsgrad. Mindre brott är straffbara med upp till 100 000 euro; allvarliga sådana, mellan 100 000 och 600 000 euro; och de mycket allvarliga, mellan 600 000 och 1 000 000 euro. Underlåtenhet att garantera informantens konfidentialitet eller underlåtenhet att hantera klagomålet på rätt sätt kan betraktas som ett allvarligt eller mycket allvarligt brott.

Dock fortfarande Det är inte känt hur sanktionerna kommer att tillämpas för att inte kommunicera den som är ansvarig för klagomålskanalen.eftersom AAI just har startat sin verksamhet och ännu inte har personal att undersöka akter.

Enligt brottmålsadvokat Felipe García, ”trots den tidsfrist som små och medelstora företag har, är möjligheten att sanktionera förfaranden som främjas just nu. mycket lågeftersom myndigheten bara har en president och den tilldelade personalen är inte där ännu.” Trots det varnade han att ”den som vill följa, följer och bör inte vänta på att de första sanktionerna kommer.”

Advokaten betonade att repressalier mot en informatör, vare sig det är genom uppsägning, degradering eller skada på sin omgivning, ”är det en av de strängast straffade fall och kan innebära sanktioner på upp till miljoner euro.” Dessutom påminde han om att dessa överträdelser kan innebära personligt ansvar för administratörer, om brist på övervakning eller förtigande påvisas.

Informatörens skydd, hela systemets axel

Huvudsyftet med lag 2/2023 är inte att sanktionera, men skydda dem som rapporterar oegentligheter eller eventuella fall av korruptionbåde inom den privata och offentliga sektorn. Som brottsadvokat Felipe García påpekade, syftar denna förordning till att vara en annan mekanism i kampen mot korruption och skyddet av whistleblowers, felaktigt kallade whistleblowers. Av denna anledning måste rapporteringskanaler garantera konfidentialitet, anonymitet och frånvaro av repressalier för uppgiftslämnaren och omgivningen.

Den sakkunnige erinrade också om att denna skyldighet kan påverka små och medelstora företag som har avtal med administrationen offentliga, eftersom förvaltningar också måste ha sina egna interna informationssystem.

”Om ett företag upptäcker riggning eller fingerpekning i ett offentligt kontrakt”, kan kommunicera det genom de rapporteringskanaler som förvaltningarna själva måste ha”, tillade García. På så sätt försöker lagen skapa ett gemensamt nätverk av förebyggande och kontroll mot korruption på alla nivåer.